Congés d’hiver, fêtes de fin d’année, ponts printaniers, vacances d’été… Il n’est jamais trop tôt pour organiser les présences et les absences dans un service pendant la période de pointe des vacanciers. Comment éviter les mauvaises surprises aux heures creuses des pointeuses.
Gérer les congés, c’est du sérieux pour Audrey Martin : « C’est un sujet managérial à part entière comme le sont par exemple les évaluations annuelles », assure-t-elle. À la tête du back-office (facturation, administration des ventes…) d’Arkadin, société spécialisée dans les solutions audio, Web et vidéo de collaboration à distance, la chef d’équipe supervise les demandes d’absences d’une trentaine de salariés. Avec d’autant plus d’attention que, dans son département, de larges amplitudes horaires, une rotation des postes et des jours fériés non chômés corsent la tâche.
Ses enjeux ? Assurer la continuité de l’activité pour ne pas affecter au final le service au client. Sa règle numéro un ? Anticiper. À cette fin, les collaborateurs d’Audrey Martin émettent leurs souhaits de congés en deux temps. Dès le mois de février, ils planifient leurs jours de repos jusqu’à la période d’été. Ils les programment ensuite en avril jusqu’à la fin de l’année. « Plus les demandes sont effectuées en amont, moins on doit résoudre des conflits à la dernière minute », atteste la responsable. Pour faciliter la planification, utiliser une solution automatisée reste une valeur sûre. Sur le lieu de travail d’Audrey Martin, la DRH Marie-Béatrice Belluci a mis en place depuis le mois de janvier une application de gestion des temps. « Grâce à un planning annuel, des soldes de congés actualisés instantanément et des alertes automatiques, les managers bénéficient d’une vision prospective. Nous sommes passés d’une gestion des congés curative à une administration préventive. »
Auparavant, en l’absence d’outil informatique dédié, Audrey Martin enjoignait régulièrement aux managers de proximité de procéder au suivi des compteurs de congés des collaborateurs. Elle réalisait également un point mensuel avec la DRH sur le sujet. « Certains collaborateurs éprouvent des difficultés à prendre leurs congés. Au bout de plusieurs reports, ils se retrouvent avec un énorme reliquat de jours à solder », explique la DRH. Afin d’éviter cet inconvénient, il convient de rappeler aux salariés de poser et de prendre régulièrement leurs congés. Mais pas si simple d’appliquer l’injonction, reconnaît la chef d’équipe. De fait, lors des pics d’activité, la bonne marche du service peut exiger la présence de tous ses membres…
Reste que le manager a tout intérêt à expliquer les contraintes liées au fonctionnement de son département. Et à fixer lui-même les règles du jeu : répartir les congés sur l’année, éviter de poser ses jours aux mêmes dates que ses collègues ou encore privilégier les périodes d’activité réduite pour prendre ses vacances.
Des contraintes légales
Le Code du travail encadre le pouvoir de l’employeur. Chaque salarié doit bénéficier d’un congé principal d’au moins 12 jours ouvrables (article L3141-18) pendant la période légale, du 1er mai au 31 octobre de chaque année, sauf dérogation prévue par la convention collective, accord collectif ou usages contraires. L’entreprise doit informer son personnel de la période de prise des congés au moins deux mois à l’avance, et l’ordre des départs doit être communiqué à chaque collaborateur un mois à l’avance (D3141-5 et-6).
L’employeur doit aussi tenir compte de la situation de famille des bénéficiaires. Les conjoints et les partenaires liés par un Pacs qui travaillent dans la même entreprise ont droit à des congés simultanés. La priorité est accordée aux personnes ayant le plus d’ancienneté et aux salariés multiemployeurs. Ces critères d’ordre de départ s’imposent à tous les salariés, y compris à ceux qui ont déposé leurs demandes les premiers.
Avant d’approuver les congés de ses coéquipiers, Audrey Martin attend ainsi d’avoir reçu tous leurs desiderata. Ce qui lui permet de contourner la pratique du « premier arrivé, premier servi ». De la sorte, elle bénéficie aussi d’une vision globale des absences. Les salariés sont quant à eux incités à jouer le jeu et à poser leurs congés dans les délais impartis, afin de ne pas impacter leurs collègues. Au fond, il s’agit de responsabiliser les collaborateurs. Pour arbitrer entre les demandes, le manager n’intervient alors qu’en dernier ressort.
Encadré
LES CONSEILS DU COACH
ANNICK HAEGEL
Manager de l’offre DRH et compétences à Cegos
– 1 –
Pas d’improvisation
La législation autour des congés payés est assez fournie. Même si un manager n’a pas à connaître toutes les règles juridiques, il faut maîtriser quelques notions de base. Adressez-vous à votre DRH, surtout si vous avez été récemment embauché, afin de connaître les règles, les usages, les conventions ou les accords propres à votre entreprise. Dans tous les cas, mieux vaut se préparer au plus tôt à la période des congés. Commencez à anticiper les vacances d’été dès le mois de janvier.
– 2 –
Laissez les salariés s’organiser
Le manager définit les principes d’organisation à son équipe. Vous pouvez ainsi demander à vos collaborateurs de fonctionner en binôme sur un poste pendant les congés, leur déconseiller de s’absenter en même temps ou exiger qu’ils prévoient un tuilage afin de faciliter le passage de relai entre eux. Vous avez tout intérêt à laisser vos coéquipiers s’organiser entre eux en fonction de leurs projets en cours ou du roulement qu’ils ont établi. En cas de litige ou de contestation, tranchez avec équité et en tenant compte du cadre légal : congés des conjoints, ancienneté, salariés multiemployeurs…
– 3 –
Vérifiez les compteurs de congés
Le chef de service doit s’assurer, tous les trimestres par exemple, que ses coéquipiers ne disposent pas d’un solde trop important de congés à poser. Il en va de votre responsabilité de manager de veiller à l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. La qualité de vie au travail consiste aussi à faire en sorte que les salariés prennent leurs congés.
Auteur(s) :
José Garcia Lopez
Paru dans Entreprise & Carrières: N° 1229 du 24/02/2015
Entreprise & Carrières - 2015
Bibliothèque :
LE CAHIER DU MANAGEMENT
Rubrique :
Les clés
/fdata%2F4991394%2Favatar-blog-1264566527-tmpphpgm89Qw.jpeg){kind=avatar}