Cliquer, c’est signer. Depuis mars dernier, les salariés intermittents de Canal + valident leur contrat de travail via Internet. Après la dématérialisation des bulletins de paie pour ses salariés permanents en 2010, le groupe de télévision poursuit sur sa lancée digitale.
Le mécanisme de la signature numérique ? Le collaborateur intermittent est averti par SMS qu’un e-mail lui permettant de valider sa lettre d’engagement lui a été envoyé. Ce courrier électronique contient un lien sur lequel il suffit de cliquer pour ouvrir un guichet virtuel. Reçu en simultané, un autre SMS contenant un code secret permet à l’utilisateur de s’identifier pour signer le document. Une authentification sécurisée qui garantit l’identité du signataire.
Mis en place en un peu moins de quatre mois, ce dispositif repose sur la plate-forme de gestion documentaire RH PeopleDoc en mode SaaS, éditée par Novapost. À
Canal +, la solution est utilisée pour un volume significatif d’artistes et de techniciens : « Notre population de salariés intermittents varie mensuellement de 1 800 à
2 000 personnes, indique Diane Egloff, responsable paie et SIRH. Cela représente jusqu’à 6 000 contrats par mois pour dix sociétés différentes. »
Le moteur du projet ? Il s’agissait notamment d’alléger le processus de création et de signature des engagements. Auparavant, les gestionnaires chargés des plannings et des contrats d’intermittents devaient récupérer tous les documents signés avant le début de l’embauche. Une opération lourde à réaliser, selon Diane Egloff : « Afin de connaître l’état d’avancement des signatures, les chargés de production devaient recenser tous les documents papier et se créer leurs propres tableaux de suivi. »
Aujourd’hui, le nouvel outil fournit un tableau de bord qui permet de superviser et de contrôler, au fil de l’eau, l’avancement des signatures. « Chaque chargé de production a une visibilité en temps réel sur les lettres d’engagement déjà signées et celles en attente. Il retrouve très facilement les retardataires et peut leur envoyer un e-mail de rappel », décrit la responsable. Et, malgré quelques saisies supplémentaires, les chargés de production consacrent jusqu’à 20 % de temps en moins à la gestion des contrats. Autre atout, cette accélération du processus s’accompagne d’économies substantielles sur les coûteux formulaires d’engagement pré-imprimés en trois exemplaires.
Avec 96,5 % d’utilisateurs de ce service cet été, la signature dématérialisée rencontre un vif succès auprès des intermittents. Il faut dire que chaque signataire peut également bénéficier gratuitement d’un coffre-fort électronique dans lequel il reçoit ses justificatifs (bulletins de paie, attestations d’employeurs multiples, certificats de congés spectacles) et peut aussi stocker des fichiers personnels.
Fort de ce succès, l’entreprise ne compte pas s’arrêter là. Et envisage déjà de digitaliser d’autres documents RH pour les collaborateurs permanents : convocations aux visites médicales, attestations de transport ou encore entretiens individuels.
Auteur(s) : JOSÉ GARCIA LOPEZ
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